合同管理系统建设方案 了解合同管理系统流程及优势
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2025-01-04
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而合同管理系统的诞生就是严格控制从合同的调查、谈判、审核、签订、结算、履行后评价、解除等各环节控制活动，实现防范企业经营风险，降低财务风险，维护自身的合法权益，避免不必要
合同贯穿企业的多种经营活动，是连接企业内外部各种人员关系的纽带。而合同管理系统的诞生就是严格控制从合同的调查、谈判、审核、签订、结算、履行后评价、解除等各环节控制活动，实现防范企业经营风险，降低财务风险，维护自身的合法权益，避免不必要的法律纠纷或损失。
一、合同管理系统建设设计理念
合同管理系统，是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。通过严格的合同管理流程，帮助企业控制合同费用，有效控制实际成本，为提高企业合同管理水平，降低经营风险提供支持。
二、合同管理系统的建设方案：
1、合同管理系统建设项目
二、合同管理系统的建设方案：
1、合同管理系统建设项目
（合同管理系统建设的体系图▲）
2、合同管理系统的工作流程
（合同管理系统的工作流程图▲）
3、合同签订阶段
合同调查：调查结果与被调查单位的实际情况不符致使合同履行存在风险，单位利益受损。
主要防控措施：
1、建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告；
2、建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员。
合同谈判：与合同对方和谋在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损。
主要防控措施：
1、实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判；
2、重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判；
3、建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据。
合同文本拟定:在合同拟定中故意隐藏重大疏漏和欺骗，导致单位利益受损.
主要防控措施：
1、采用标准合同文本，订立书面合同；
2、重大经济合同应聘请法律顾问和第三方技术专家审查合同条款。
合同审核:对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失.
主要防控措施：
1、建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查；
2、审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任。
合同签订:授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金.
主要防控措施：
1、严格各类合同的签署权限；
2、严格合同专用章保管制度；
3、采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。
4、合同履行阶段
合同履行情况监控:发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使国家利益受损.
主要防控措施：
1、明确相关责任人在合同履行过程中的责任；
2、建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同；
3、制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。
合同履行监督审查:不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损.
主要防控措施：
建立合同履行监督审查制度：
1、合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查。
2、以书面形式变更和解除合同；
3、对造成的损失，及时提出索赔。
合同价款支付:未按照合同规定的期限、金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼的风险.
主要防控措施：
1、建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间提示财会部门进行资金结算提示；
2、合同承办人员及时收集凭证资料，经审批后在规定时间内提交财会部门办理结算；
3、财会部门对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核；
4、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门在付款之前向单位负责人报告；
5、财会部门应当定期与合同归口管理部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。
合同登记归档:
合同登记归档环节的主要风险包括：
(1)合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。
(2) 未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
主要防控措施：
1、合同归口管理部门,定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况；
2、建立合同文本统一分类和连续编号制度；
3、合同终结应及时办理销号和归档手续；
4、明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求；
5、签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
合同纠纷处理:在合同订立、履行过程中，出现合同纠纷问题，如果处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。
主要防控措施：
1、明确合同纠纷的处理办法和处理责任，纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方做出实质性答复或承诺；
2、在履行合同过程中发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判；
3、合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议确认；
4、合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
三、系统解决了哪些痛点问题
合同调查：调查结果与被调查单位的实际情况不符致使合同履行存在风险，单位利益受损。
主要防控措施：
1、建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告；
2、建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员。
合同谈判：与合同对方和谋在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损。
主要防控措施：
1、实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判；
2、重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判；
3、建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据。
合同文本拟定:在合同拟定中故意隐藏重大疏漏和欺骗，导致单位利益受损.
主要防控措施：
1、采用标准合同文本，订立书面合同；
2、重大经济合同应聘请法律顾问和第三方技术专家审查合同条款。
合同审核:对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失.
主要防控措施：
1、建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查；
2、审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任。
合同签订:授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金.
主要防控措施：
1、严格各类合同的签署权限；
2、严格合同专用章保管制度；
3、采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。
4、合同履行阶段
合同履行情况监控:发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使国家利益受损.
主要防控措施：
1、明确相关责任人在合同履行过程中的责任；
2、建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同；
3、制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。
合同履行监督审查:不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损.
主要防控措施：
建立合同履行监督审查制度：
1、合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查。
2、以书面形式变更和解除合同；
3、对造成的损失，及时提出索赔。
合同价款支付:未按照合同规定的期限、金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼的风险.
主要防控措施：
1、建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间提示财会部门进行资金结算提示；
2、合同承办人员及时收集凭证资料，经审批后在规定时间内提交财会部门办理结算；
3、财会部门对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核；
4、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门在付款之前向单位负责人报告；
5、财会部门应当定期与合同归口管理部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。
合同登记归档:
合同登记归档环节的主要风险包括：
(1)合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。
(2) 未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
主要防控措施：
1、合同归口管理部门,定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况；
2、建立合同文本统一分类和连续编号制度；
3、合同终结应及时办理销号和归档手续；
4、明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求；
5、签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
合同纠纷处理:在合同订立、履行过程中，出现合同纠纷问题，如果处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。
主要防控措施：
1、明确合同纠纷的处理办法和处理责任，纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方做出实质性答复或承诺；
2、在履行合同过程中发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判；
3、合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议确认；
4、合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
三、系统解决了哪些痛点问题
（1）线下起草合同，以附件形式上传，产生的审批工作量巨大。
（2）审批后需要在行一印手动创建合同，低效且容易出错。
（3）合同没有具体的分类信息合同数据混乱，数据不统一。
（4）合同起草信息繁多，查找信息的工作量很大浪费时间。
（5）项目的人不了解自己的工作内容，以及未来的工作计划，造成工作盲目。
（6）现有业务部门的合同计划数据无法统计，总部和分公司的管理人员不方便查看每个合同的合同计划。
（7）总部无法精准的查看到各个分公司的数据统计。
四、对比其他同类型系统，合同管理系统的优势有哪些
起草合同便捷不容易出错、签署合同速度快线上就可以实现签署、合同数据分析一眼可见。
（1）合同起草
提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式。提高公司审批效率，加速整体业务推进。
（2）合同在线
合同起草过程套用对应合同范本，关键信息自动写入，合同正文自动生成，避免格式及关键信息出错；合同审批过程在线编辑，部分条款锁定，修正留痕，避免核心条款错改，提高审批效率。
（3）审批用印一体化
合同审批授权后，双方均可在线电子签署，采用身份认证技术，确保签署主体真实有效，采用电子签技术，合同防篡改，具备法律效力。结合防伪打印、智能印控，形成一体化签署场景。
五、系统今后还会陆续升级哪些功能
（1）合同履约功能延伸，和请款平台打通根据履约状态来进行请款操作。
（2）对供应商进行合同履约的监管和验收。
（3）合同变更、合同结项、合同归档、法务管理、风险管理、纠纷管理的设计。
（4）投标管理。
合同管理系统今后还会陆续推出更加全面且完善的功能，让合同不在繁琐，满足用户及所有合作伙伴的需求。
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