1.什么是数据项
使用表单时，通过观察分析单据样式，我们就能理解哪些单元格是标题，哪些单元格需要填写数据，填写什么类型的数据，这些
需要填写内容的单元格我们称为数据项。譬如商品编号，商品名称，规格型号这些都是数据项；
2.如何定义数据项
计算机不像人类能凭借经验判断表单中哪些是数据项，所以需要我们告诉计算机哪个单元格需要用户填写数据，以及什么类型的数据，这个过程称之为
定义数据项。
2.1定义数据项的3步
定义数据项时有3步： ①设置数据项的名称 ②设置数据类型 ③确认数据项在表格中的位置
数据项的定义分为定义基本数据项和定义明细数据项，接下来，我们以在模板《商品档案》和《采购单》中定义数据项为例，对本节进行讲解。
2.2定义基本数据项
①进入“基础资料文件夹”，选择《商品档案》模板，然后单击【设计】按钮，或者，直接在《商品档案》模板处右键，在弹出的右键菜单中选择【设计】，或者在《商品档案》总表，单击【设计模板】
进入《商品档案》的设计界面；
②模板中，标题在需要设置数据项单元格的左侧，框选需要定义数据项的部分（所有需要定义的数据项及他们的标题都需要框选），点击“公式设置区”的按钮【定义基本信息】开始定义数据项；
③弹出“数据项设置”对话框，第一步设置数据项的名称。这一步首先需要
确定标题相对于数据项的位置，《商品档案》模板的标题在数据项的左侧，选择“左侧单元格”，如果标题在数据项的上侧，则选择“上侧单元格”，如果数据项的左侧和上侧都没有标题选择手工命名，设置完成后选择“下一步”，
系统会根据标题的名称自动命名数据项的名称，如果是手工命名的，需要手动填写数据项的名称；
④第二步设置数据类型。“数据项设置”对话框中会列出定义区域所有的数据项，并根据数据项的名称默认分配数据类型，如果默认分配的类型与实际类型不符，通过数据类型列直接切换数据类型，依次确认每个数据项的类型，参考成本应该是小数类型，是否停用是是否类型，商品图片是图片类型，条形码和二维码本质上还是一个文本，显示时呈现方式不同，将条形码的扩展类型设置为条形码，将二维码的扩展类型设置为二维码，这一步一定要仔细，需要确认所有的数据项类型。
⑤第三步确认数据项在表格中的位置。每个数据项通过“数据项设置”对话框中
表格和
位置，确认数据项在“表样显示区”显示的位置，选中数据项时，“表样显示区”同步选中该数据项，以便于我们确认数据项的位置；
⑥在“数据项设置”对话框中单击【完成】，完成数据项的定义。数据项定义完后，“表样显示区”的数据项上有红色的边框。
保存《商品档案》模板，再回到“基础资料”文件夹，双击打开“商品档案总表”，在总表中可见已定义的数据项；
定义数据项后，此时光标可以定位到数据项上，填写商品编号、规格型号、计量单位、参考成本，在商品图片上单击可上传图片，将条形码和二维码的内容都设置成商品的编号，确保唯一，填写条形码，移动光标条形码自动生成，填写二维码，移动光标二维码自动生成，完成了商品档案的数据项定义。
2.2 定义明细数据项
我们再来看一下《商品档案》模板，该模板的数据项在1张表单只有1个值，这种数据项我们称为
基本数据项；如果数据项在1张表单中有多个值，这种数据项我们就称为
明细数据项，比如《采购单》的“商品名称”，它可能是读卡器，电子秤、电话盒子、云表高拍仪等。
刚才我们通过《商品档案》模板学会了如何定义基本数据项，那明细数据项该如何定义呢？它与基本数据项相比主要有2个区别：
- 明细表。1个模板可能会有多个明细表，比如明细表1，明细表2，明细表用于管理该明细中所有的数据项。第1次定义明细数据项或者在不同的表格中定义明细数据项时，会默认创建新的明细表。
- 支持向下扩展。与excel不同，表单在使用时，明细的行数不固定，有可能需要填写5行，有可能需要填写10行，那怎么办呢？明细表默认支持向下自动拓展，当表单中的行数超过已定义的行数时，明细行自动向下拓展新的行。如果是打印模板，界面高度大小是确定的，可设置不向下扩展，固定界面高度。
了解了明细数据项的定义区别，下面我们一起来定义《采购单》模板的数据项。
①打开“采购管理”文件夹，进入《采购单》的设计界面，《采购单》中“基本信息”表格中的数据项在1张表单中只有一个值，需要定义成基本数据项。“商品明细”表格中的数据项在1个表格中有多个值，需要定义成明细数据项。不同定义规则的数据项需要分开定义。
先定义基本数据项，一起回顾一下刚才所学的内容。所有数据项的标题在左侧，框选所有需要定义的数据项及标题，在公式设置区单击【定义基本信息】，第一步设置数据项的名称，使用默认的“标题的位置在左侧单元格”，第二步设置数据项的类型，系统默认的数据类型没有问题，第三步确认数据项在表格中的位置，确认没有问题后完成基本数据项的定义，在采购单中“采购单号”不能重复，将采购单号设置为主键，完成《采购单》基本信息的定义
②再来定义明细数据项，商品明细中标题在数据项的上侧，框线所有需要定义的数据项（合计行不框选，明细的标题不用框选），在“公式设置区”单击【定义明细表】
③第一步设置数据项的名称，默认为上方标题，数据区域可向下扩展，选择【下一步】
④模板中没有明细表，创建新的明细表，可自定义表名，修改成“商品明细表”，选择【下一步】
⑤第二步设置数据项类型，默认的数据项类型没问题
⑥第三步确认数据项在表格中位置，在右侧的“属性”标签页上可见，商品明细表绑定表格“商品明细”，该明细表定义区域从第1行开始到第8行结束，选中数据项时，“表样显示区”同步选中该数据项与“表样显示区”框选的一致，单击【完成】，完成明细数据项定义；
⑦“表样显示区”的数据项显示红色的边框；
定义完明细数据项后，重新进入“数据表管理”看一下，左侧显示数据表，有基本信息和商品明细表，默认选中“基本信息”，显示基本信息的数据项及相关的设置，选中“商品明细”时，显示该明细表的数据项和相关的设置
2.3 数据项定义规则
《采购单》中还有一个数据项没有定义，它是“合计金额”，这个数据项该定义成基本数据项还是明细数据项呢？它的位置处于“商品明细”表格中，我们还记得定义的规则吗?
数据项在1张表单中只有1个值定义成基本数据项，在1张表单中有多个值定义成明细数据项，与数据项所在的位置无关。在1个表单中合计金额只有1个值，因此需要定义成基本信息。
“合计金额”没有标题，我们直接选中它，在公式设置区点击“定义基本信息”开始定义，没有标题的数据项选择手工命名
手工设置数据项名称“合计金额“，将默认的文本类型改为“小数类型”，确认数据项在表格中的位置，该数据项在“商品明细”表格，完成“合计金额”数据项的定义，保存更新模板。这样我们就学会了如何定义明细数据项。
2.4 新增数据项的定义
上面的操作中定义数据项时，都是批量定义的，设计过程中如果需要添加新的数据项该如何定义呢?
①新增基本数据项，只框选新增的数据项及对应的标题，譬如：“分类编号”（其他数据项不用再框选），定义基本信息，重复上面的步骤。
②新增明细数据项。如果需要在“商品明细”中增加新的数据项“入库数量”，框选数据项，点击“定义明细表”将该数据项直接添加到已有明细表即可；如果新增的数据项与已有的商品明细表的数据项没有对应关系，框选数据项，点击“定义明细表”，选择创建新的明细表。
2.5 注意事项
①定义数据项时，名称不可以带有特殊符号，类似“*”；.
②定义数据项时，有些标题不要定义成数据项，譬如“自动生成”，标题“商品档案””等，可以删除多余的数据项；
③当需要填写更多的文本时，可选择“备注”类型数据项
3.设置必填数据项
在“数据表管理”还可设置模板必填的数据项，比如商品名称必填，直接该数据项的必填上打上勾即可
保存模板的更改后，填写表单时，如不填写必填的数据项直接保存，系统自动提示
4.定义数据项的作用
①新建表单时，光标只能在定义了数据项的空白单元格之间移动，这是为了保证模板的格式不会被随意修改；
②所填内容的数据类型必须与数据项定义时指定的类型一致。例如，所定义的“参考成本”是“小数”类型，新建“商品档案”在“参考成本”中输入文本，数据项右上角出现红点，提示“请输入有效的数字”
