我与云表的故事--部门信息化管理
2016-2-3 15:11:44
10051
2
| 本帖最后由 7557627 于 2016-2-3 15:21 编辑
我工作在一个国有科研院所，刚开始从事软件开发工作，后来因工作需要，转到管理岗。当时，在所里已有OA、QOne、PDM、ERP等平台，但仅仅个别部门在用，与实际工作流程有很大差别，深感工作的不便，于是想通过部门的管理信息化提升管理水平。
部门信息化平台该如何选择呢？基本上有三种方式：1）采用成熟的信息化平台，2）自研，3）在一种开放的半成品上定制。
成熟的信息化平台，大都价格昂贵、专注于某一方面，自我形成一种管理思路，与我所的管理流程相差太大。而部门信息化要面向部门全体职工，兼容所里现有管理流程，成熟的软件无法满足要求。这条路考虑不久就放弃了。
根据我所实际情况自研，是当时萦绕在脑海里很长时间的一个想法。那段时间，调研了多种开发架构，最后选择使用基于Flex+PHP技术进行了尝试开发。开发过程中发现，这种方式需要投入的精力太大，利用业余时间进行，基本成了一种奢望。
前两种方式尝试未果后，开始尝试第三种方式，选择在一种开放的平台上定制。一番调研后发现，这种平台已有了好多，如Excel服务器、魔方网表、FoxTable等（当时没有查到云表），经过比较，最后选择了Excel服务器来搭建。主要是因为Excel服务器应用、灵活、易定制，可以兼容所里有管理流程，还有就是有破解版（呵呵）。经过一年的建设，编制了部门合同管理、器材管理、保密管理等，大大方便了大家的工作。我们当时使用的是Web界面，比较慢，功能有限制，界面也不美观，很多想做的东西，做起来比较困难，优点是，易用、功能多，比较成熟。但好景不长，所里申请保密审核，上了很多安全产品，本来就比较慢的系统，一下子变得巨慢无比，还查找不到原因。因此想重新选型。
一次偶然间的邂逅，找到了云表，眼前不禁一亮，便开始了网上学习，当时版本为2.x，网上的教程还远远没有现在丰富，关键是和Excel服务器不是一个路数。刚开始的学习确实比较困难，经过自己一段时间的“磨屁股”，基本弄明白了填表公式和业务公式，基本掌握了利用云表的开发方式。期间得到了的JOLIN巨大帮助，还有幸在青岛见到了张总，聆听了张总对于云表的讲解。2015年夏天，我们的云表之神秦大师来到了青岛，在青岛一家公司进行部署。于是前去拜见，得以了解整改系统的部署和功能，秦大师系统设计的思想深深地影响了我。
虽然接触云表较早，但由于平时工作的忙碌，静心做的东西不多，下面的是我部门在用的一个大杂烩系统。
其中部门财务管理当时写了一个小报道，下面附上。
报账可以更简单
报账是每个员工都要经历的事情，也是办公室的重点工作之一。做好报账工作，能够提升员工满意度，提高办公室工作效率，更好地为科研生产服务。某部尝试利用信息化改进此项工作。
进入财务管理页面，扑面而来是清新的导航页面，主要分为个人业务、部门财务、会议管理和基础信息四个部分。
贴心的个人业务
个人业务包含了个人报账所需要的三种类型：差旅、单据和借款。
先来看看差旅报领：
白色底色部分需要报领人填写，青色底色部分由部门财务填写。课题号点击后选择即可，出差天数自动计算，再也不用想这个月是30天还是31天了。当然，你还可能因为差旅报领单上发票类型发愁，众多类型的票据归纳到哪一个类型里呢？在这里，发票类型对应于您实际的发票类型，至于如何归纳、合并到哪四种类型，让系统头疼去吧。
发票输入完毕后，自动计算出总和，使用计算器一遍一遍地算却总是算不对的场景从此就say goodbye了，当然也不用启动Excel甚至于Matlab来做这个统计工作了。
填写完成后，点击启动流程，流程就到了部门财务，把发票交给部门财务后，呵呵，就等着通知领钱吧。
再看单据封面，单据封面的使用与差旅报领相同，不同的，还添加了贴心的友情提示。如您选择会议费，会友好地提示您需要准备哪些材料，您一次性准备好，就不用一趟趟地交材料了，更可以在办事前，看看此友情提示，提前准备，游刃有余。
如果需要电汇怎么办？账号信息那么长，每次填写都需要小心翼翼，多次核对，但在这里就不需要了。填写单据时，如果需要电汇，点击单据封面的工具条上的【电汇信息】按钮，出现厂家单位名称，拖动选择或者在查询栏上输入关键字过滤后选择，即可轻轻松松把账号信息加入到说明中。
繁忙有序的部门财务
个人业务完成后，后面大量的工作就到了部门财务：粘贴票据、打印封面、领导审批、报资金计划、报领、报领结果通知个人。
首先是打印报领单封面，在上面的单据工具条上，点击打印，打印信息会自动汇总、提取，按照我所报领格式生产报领单据，直接打印即可。
领导签署完成后，部门财务在报账明细单据上填写上一个办理ID
号，标识此批次办理的单据。
报领前一天，部门财务点击报账汇总，输入办理ID
后，会把此次需要报账的单据进行汇总，并自动统计出现金和差旅天数，报上资金计划后，第二天就可以报账了。
其他还有应付账款、资料性查询表单就不一一介绍了，“全心全意为科研服务”是办公室的宗旨，通过信息化，增强了为科研服务的能力，提高了服务水平。
|
+1
0
2条回帖
