两个月时间实现成本管理从电子化到信息化

小编：将50多种成本管理表格，通过云表平台升级到成本数据系统，让成本管理从电子化到信息化。通过“管理内嵌”提高制度执行的有效性，大幅度减少繁杂、低效的数据处理工作！

某航道工程局（以下简称“工程局”）为工程施工单位，设于各地的项目部与总部之间的工程成本核算等工作主要通过电子表格及OA系统、电子邮件的传送来实现。后来通过云表平台将电子表格“重新上线”，不仅保证了总部与项目部之间的实时业务联系，还通过将稽核关系内置以及供应商资源等内嵌的方式，控制项目交付的成本失控风险。

项目部每个月有大量的成本相关报表发给工程局的成本管理部门，用于统计、分析和结算。由于一线工程的变化维度比较多，电子表格的版本变化也多，即便通过多人协作填写，也无法解决及时性与准确性的问题，到总部进行人工稽核常有遗漏情况发生，制度执行的有效性也大打折扣。工作人员大量时间用于表格的“对账”方面，往往增加人手也无济于事。

（图一：原始手工工作形态下的成本管理相关文件夹）

“消灭”文档化的表格，简化项目部和成本管理部门的日常工作，跳出多年来的“表哥表姐”工作局面，成为一个迫切需要解决的问题。

工程局的成本管理部门通过多方比较，最终选择云表平台来升级管理方式。
（1）设定组织结构、为相关人员分配各种适合的权限；
（2）将表格解构后分类，并还原到一线业务场景中，包括合格供应商登记、价格信息、项目管理信息、合同执行管理、项目成本责任等，最终输出到成本月报报表中。

（图二：项目管理信息一览）

（图三：工程成本月报与分析）

通过云表平台将传统的成本业务数据从文档化管理升级到系统化管理，实现了关键性的进化。整个转化过程不到两个月时间。
（1）基础数据在授权人员之间共享，包括合格供应商数据、物料数据、合同数据、项目数据等均以基础数据方式进入系统，或是全局性的基础数据，或是项目基础数据，其变更受到严格的控制，并且可以追溯；
（2）制度化的约束直接通过“管理内嵌”来实现，包括物料供应商的选择，合同履行阶段与付款节点的设计等；
（3）业务数据实时在线，自动生成各个用途的报告。

（1）多种表格的数据计算方法通过填表公式和业务公式转化为信息系统的自动生成方式，节约了大量人工，减少了差错，降低了时延；
（2）数据稽核、制度执行由人工转为系统，提高了刚性，降低了风险；
（3）为责任成本的精细化管理创造了基本条件。
（4）通过成本有关的业务实现了从电子化到信息化的飞跃，为业务管理的自动化、智能化以及数字化奠定了坚实的基础。

（1）从电子化到信息化的有效路径；
（2）将人的工作如何交给机器去做？
（3）部门级信息化的基本范式；
（4）与其他系统的有效集成创造条件；
（5）为管理创新创造新的条件。