《企业数据集成生态管理系统》设计成果分享 连载 3/5
2021-3-10 09:25:00
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企业数据集成生态管理系统
--连载03：企业数据集成生态管理系统的创新点
“企业数据集成生态管理系统” 目前已建成并运行的模块有系统管理模块、基础数据模块、办公协同模块、 
（图1） 法律风控、市场经营、结算管理、财务管理、统计分析等八个模块，现就主要的模块功能介绍如图 1。 （一）系统管理模块（业务支撑模块一） 1.模块包含内容及功能 系统管理模块主要包括组织机构、管理权限和用户数据三大内容。 （1）组织机构模块：将公司现实的组织机构系统完整的嵌入系统，并保证与实体的管理组织机构同步更新。本系统的组织机构如图 2 所示。 （2）用户模块：系统的运行由人来控制，用户模块用来解决控制、使用系统的人员问题。通过将用户与组织机构对接，根据各自现实的岗位和职能，与系统中的组织机构中的管理层级、部门、岗位对号入座，实现了用户与组织架构的完美对接。用户模块如图 3 所示。 （3）权限模块：本系统最小的权限单位为角色，每一角色均能完成特定的功能。系统通过在组织机构模块中通过将角色赋于岗位，又通过将岗位赋于用户，从而使用户具有不同的权限。并且每位用户可以有多个岗位，每个岗位可以有多个角色，完美解决了现实中每位员工多岗位的权限问题。权限模块如图 4 所示。 2.创新亮点 （1）系统的组织机构、用户与现实企业中的组织机构和员工完全一致并且保持更新同步，系统中的指令系统、信息传递与现实的企业管理完全一致，利于原来线下的业务移至线上，为实现系统集成建设与企业的生产经营完美对接奠定了基础。
（图2） （2）角色 - 岗位 - 用户的权限设置能让一个用户拥有一至多个岗位，每个岗位拥有一至多个角色，方便根据现实企业的员工的岗位和工作职责灵活配置，实现了对现场企业员工职责和权限的仿真。 （二）基础数据模块（业务支撑模块二） 1.模块包含内容及功能 基础数据模块是系统的基石，存放着系统物资编码库、客户库、供应商库、中铁铁建合作方警示名录、国税编码库、公司发票信息库、公司核心下层部门的业务库以及公共数据接口库等重要信息，是系统运行的公共 资源库。管理员可根据企业发展的需 图3 要将不同的信息库内置于系统，以方便系统业务模块调用。 系统内置的中国铁建合作方警示名录截图如图 5 所示。 2.创新亮点 系统基础库最大的信息化亮点是通过系统数据映射的方式，使系统的基础数据和国家、股份公司、财务久其系统的相关库的数据进行了对接，方便了数据的集成和对接。 （1）物资编码信息库分四级设 图4 置，方便根据不同的层级对公司完成的物资供应数量进行统计；物资编码与国税编码库完美对接，确保了每一种物资的物资编码与国税分类编码的对接，为按新要求开具增值税发票提供了保障；系统四级编码物资库以及与物资编码与国税标准编码对应截图如图 6 所示。 （2）公司客户库、供应商库等库在系统中不但有系统的编码，同时也内置了财务久其系统对应客户、供应商的名字和编码，实现了业务系统和财务系统客户、供应商的一一对应，为相互传递数据奠定了基础。图 7 为供应商库截图。 （3）客户库中内嵌了对应客户 的发票开具信息，供应商库中内嵌了
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（图7） 收款账户等信息，为系统的一键开票调用和付款调用账户信息提供了数据基础。 （三）法律风控模块（核心模块一） 法律风控模块由公司法律风控部来管理，是公司的系统运行的重要核心模块之一，是公司以合同管理为主线的法律风控管理理念的体现，也是公司以合同为纲，总控生产经营业务的设计理念的体现。 1.模块包含内容及功能：法律风控模块包含合同台账模块、合同动态监控模块、法律文书登记模块、增加合同主体模块、合同编号生成器、合同档案号生成器、普法案例、订货函模块以及相应的基础信息库模块等 10 余种模块。其中合同台账模块是法律风控模块的核心。 （1）合同台账模块。登记了公司所有的生产经营合同的基本信息、合同清单信息以及签订完毕的合同电子版扫描件。合同台账模块是一个动态的、全寿命周期监控的模块，记录了合同执行的整个生命周期的全部信息；除了初始录入的合同基本信息外，其他信息由合同动态监控、增加合同主体、合同映射、业务结算等模块实施将变化的信息写入合同台账模块，实现了合同的动态管理。合同管理台账模块的作用，一是详细记录合同的基本信息、清单信息、合同的签订完毕的电子版扫描件、合同的签订、归档、账期、执行情况、涉诉或纠纷处理情况、合同状态情况等，是全寿命周期的监控写照；二是对后续的结算、支付等生产经营业务提供合同支撑；三是向市场经营模块推送承揽数据；四是向财务管理模块推送印花税缴纳数据。 合同台账模块业务联动图示如图 8 所示。 合同台账截图如图 9 所示。 （2）合同履行状态监控模块。实施监控合同的履行情况，并将相应的
（图8） 信息回写到合同台账模块，是合同全寿命周期管理的重要组成部分。其截图如图 10 所示。 （3）法律文书登记模块。详细记载了合同履行过程中所发生的有关涉法情况，并与合同台账关联，是合同全寿命周期管理的组成部分。其截图如图 11 所示。 （4）增加合同主体模块。是通过合同映射的方式解决一采多供、多采一供、多采多供的问题。其截图如图 12 所示。 （5）订货函模块。公司规定要先签订合同后采购、销售，针对特殊情况必须采购或供货，但来不及签订合同的可以先签订订货函，并在 2 个月内签订合同。 （6）合同编号及档案编号生成器模块 : 全部采用自动编号，提高了工作效率、避免了人为干扰。合同编号以及档案编号生成器模块截图如图 13所示。 （7）普法案例模块。此模块是为配合“七五普法”而设计，法律风控部根据企业生产经营的需要，持续收集各类相关的案例以及普法知识，嵌入普法案例模块，实现了“七五普法”一云端，进入系统的员工均有权查看
（图9）
（图10）
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（图13） 系统案例，方便了全员知法、学法、用法。普法案例打开具体案例截图如图 14 所示。 2.创新亮点 （1）实现了合同全寿命周期的动态管理，通过合同动态监控、法律文书登记、合同主体变化、自动编号、末次结算等业务与合同台账的连接，使每份合同活起来，并使每份合同的作用发挥至最大。 （2）强化了合同对后续生产经营业务的有力管控，计划物流系统的发货通知、发货确认、出入库以及结算控制、末次结算等均需引用相应的合同台账，无合同在系统中将寸步难行。 （3）实现了向市场经营模块一键推送承揽数据、向财务模块一键推送印花税缴纳数据。 （4）首创通过映射合同方式，解决一采多供、多采一供、多采多供业务的合同需要多次录入的问题，保证一份合同仅需录入一次，通过各合同的内部关联映射，完成业务的处理。 （四）市场经营模块 1.模块包含内容及功能。市场经营模块主要包括承揽台账及报表模块、物资招标询价系统模块。市场经营承揽台账数据由法律风控部门通过合同台账推送形成，承揽报表基于合同台账数据，实现了所有报表以及图示的一键自动生成，解决了以往人工填报报表效率低、劳动强度大、易出错的问题，极大地减轻了劳动强度，并能保证承揽数据与法律风控合同台账登记数据的一致性；物资招标询价系统模块为 2019 年新设计模块，为数据集成管理系统的子系统，目前已设计完毕，正处于试运行阶段，物资招标询价系统的运行，将物资询价招标由线下移至线上，提高了工作效率，提升了可监控性，使阳光采购的目标得以实现，将成为重要的子系统。物资招标询价系统登录截图以及承揽台账以及由此台账一键生成报表的截图
（图14）
（图15） 如图 15 所示。 2.创新亮点 （1）一键生成承揽台账、一键生成各类报表，极大地提高了工作效率，并且通过合同台账推送数据至承揽台账，保证了数出一门，加强了对承揽数据的管理。 （2）线上招标询价系统将使招标由线下移至线上，提高了工作效率、加强了对招标、询价的管控，使招标、询价阳光运行成为了可能。 （五）结算管理模块（核心模块二） 结算管理模块为系统的核心业务模块，由公司经济核算部负责管理和运行。 1.模块包含内容及功能。结算管理模块包括计划物流模块、进项发票管理模块、支付平台模块、债权债务分析模块、结算台账模块、结算报表模块等模块。 （1）计划物流模块。此模块为生产经营的核心模块。包含发货通知、发货确认、出入库控制台、结算控制台、末次结算等子模块，涵盖了物资采购、供应的全业务流程，实现了全业务流程的控制，并与发票模块、合同台账模块、结算台账模块等关联，形成联动控制。计划物流运行示意图如图 16 所示。 Ⅰ计划物流发货通知子模块。在合同签订完成后，下达计划流物首次发货通知标志着合同履行的开始，发货通知也标志着每次供货的开始。 管理要求：第一，在接到客户的发货要求后，要对供应商在计划物流系统中下达发货通知，由供应商根据发货通知供货，无通知不得要求供应商供货；第二，下达发货通知要依据采购、供应合同或订货函，无合同、订货函不得发货，并且要满足采购、供应合同或订货函成对时才可下达发货通知；第三，合同或订货函只能从法律风控部的合同台账模块调取，体 现了合同对业务的高度控制作用；第
（图16） 四，发货通知设置了客户的累计供货、回款、欠款的限额等信息，客户欠款超过限额后将限制发货，体现了客户欠款额度授信对发货的控制作用；第五，发货通知设计了多采购合同供货，即每次发货通知根据客户要求的物资品种，可同时对多个采购合同下达发货通知，大大提高了发货的灵活性和工作效率。 发货通知与发货确认业务联动。在发货确认审核后，下达发货通知的人员能看到此次发货通知的收货情况，这样形成了业务联动。截图如图 17 所示。在发货确认后，下达发货通知的业务人员可查看到本次通知的收货情况，截图如图 18 所示。 Ⅱ计划物流发货确认子模块。发货确认业务人员密切关注发货通知的下达情况，并根据发货通知下达的时间准备发货确认工作。 管理要求：第一，发货确认业务人员要关注所辖范围的发货通知，确认现场的发货情况，形成业务互动；第二，根据发货通知和收货数量填写发货确认单据；第三，数据推送：出入库控制台只接受发货确认单推送的数据，多份发货确认数据形成汇总出入库数据。每张发货确认单审核后，发货确认数据将向出入库控制台进行推送，以便月末汇总出入库。数据推送完毕后，对应的出入控制台会将对应的出库单编号回写入发货确认单，这样每张发货确认单均与对应的出入库单据进行了绑定，形成了业务的联动。发货截图如图 19 所示。 Ⅲ计划物流出入库控制台：计划物流出入库控制台接收来自发货确认单据的数据，在结算前形成出入库汇总表。根据管理要求，在出入库控制台要完成如下五项工作： ①进行数量和价格确认；②汇总
（图17）
（图18）
（图19）
（图20） 出入库数据；③生成入库清单明细数据；④生成出入库报表数据；⑤向结算控制台推送出入库数据。 系统出入库控制台截图如图 20。 Ⅳ计划物流结算控制台。计划物流结算控制台分为销售结算控制台和采购结算控制台，分别完成如下的工作。 ①用来一键生成销售、采购结算单，并将结算数据推送至结算月报统计台账； ②销售控制台审核后，根据开票申请时间，将数据推送至财务模块的销项发票开票控制台，由开票控制台将数据推送至税控机进行一键开具销项发票；销售控制台会自动匹配购买方和销售方开票信息，国税分类编码会自动匹配销售清单物资编码，这些自动匹配为一键开票的实现奠定了坚实的基础。 销售控制台截图如 21 所示。 结算控制台业务联动示意图如图22 所示。
（图21）
（图22）
（图23） ③进项发票匹配。采购控制台对收到的进项发票数据进行匹配登记。采购控制台截图如图 23 所示。 （2）进项发票管理模块。公司数据集成管理系统已实现了与国税发票底库接口的对接，收到进项发票后，通过扫描进项发票，可调出进项发票开具时留在在国税系统中的底单，并会自动进行对比，确认发票的真伪；自动对比后，系统会将进项发票信息回写入进项发票管理模块，形成系统的进项发票库；进项发票与采购结算控制台的对应结算数据进行匹配，完成进项发票与采购结算单的对接工作。进项发票库单据截图如图 24。 进项发票匹配控制台截图如图 25 所示。 （3）债权债务模块：本模块主要记载了合同履行过程中的债权转移、代收代付改直付等相关业务，并与结算月报台账等进行了对接，使债权转移与结算形成联动，确保公司结算数据的准确。债权转移数据经审批后，与公司经管、财务数据进行对接并进行相应的调账工作。公司的债权转移确认及审批如单据截图如图 26 所示。 （4）支付平台模块。支付平台模块于 2019 年下半年将建成智能支付系统，目前即将进入测试的模块有请款登记模块、请款审核模块，已完全投入运行的模块有请款审批单模块和客户回款查询模块，其中请款审批单模块目前是支付平台的核心模块。请款审批单模块是体现数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控设计理念的典型代表。其业务要求如下。 ①每笔请款针对具体的供应商和具体的项目。 ②请款采用采购、供应双合同控制，缺一不可。请款必须自法律风控部合同台账引用具体的供应合同或订货函以及采购合同；如为订货函发货应指明。 ③请款的发票数据和付款数据采用经管、财务双数据控制 , 财务经管的发票、已付款数据必须一致或符合逻辑，才能请款。 ④如有扣除事项，系统会自动调用，累计应付款为扣除相应款项后的真实数据。 ⑤货到付款的请款超出应付款会报警提示；预付款超过 500 万时，应
（图24）
（图25）
（图26） 填写实际已供货未结算的情况说明；上述管理要求均在请款单中得以体现，并交由伺服监控来控制，其中任何一项不符合要求，均会进行相应的提示，并且如不改正则单据不会保存，通过系列控制，确保了请款业务的准确性，防范了请款风险。请款审批单业务联动图如图 27 所示。 请款审批单据截图如图 28 所示。 （5）结算台账模块。结算台账模块包括结算月报台账和结算台账两种模块，结算月报台账由结算控制台传递数据生成，结算台账由结算人员根据签订盖章的结算单手工录入生成，两种不同数据来源的结算台账形成相互验证，并确保数据一致，保证了结算台账数据的准确性。 （6）发票交接台账。发票交接台账位于结算管理模块的发票管理子模块。发票交接台账首创了“共享台账”设计理念。由经管人员、财务人员、业务人员分别对结算数据、进项发票收取、销项发票开具，发票传递交接等信息在同一台账中进行共同确认，在共建、共享、共同确认的过程中，实现了实时对账，确保发票账务数据的准确。发票交接台账单据截图如图 29 所示。 （7）统计报表模块。经管统计报表为集成报表，集成了产值、毛利，累计收款、付款，累计应收、应付，累计收付差、净应收等数据信息，并且时实时报表，一键生成。使经管数据为生产经营决策提供实时、准确数据变为了现实。经管统计报表截图如图 30 所示。 2.创新亮点 结算管理模块是系统的核心模块，是系统信息化管理自动化、智能化的代表，其主要的创新亮点如下。 （1）实现了“数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控”的六大设计理念，实现了各业务模块的联动，形成了完整的业务控制体系。
（图27）
（图28）
（图29） （2）计划物流系统涵盖了发货通知、发货确认、出入库确认、结算确认、末次结算等全业务流程，并通过数据推送机制，使各业务模块无缝对接，使现场的生产经营全部纳入公司的监控体系；同种数据来源唯一，原始数据仅需录入一次，数据在系统各模块之间根据业务规范要求在人为控制下自动转化，提高了工作效率和工作质量，降低了劳动强度。 （3）实现了一键开具销售项发票，进项发票扫描自动认证，实现了采购、销售结算数据与发票数据的互联；实现了财务数据与业务数据的融合，为企业业、财、税一体化建设提供了借鉴。 （4）首创共享台账理念，不同业务部门共建同一台账，在共建过程中实现了实时对账，并使结算资料、发票资料的交接清晰明了，并具有完整的可追溯性。 （5）结算台账实行双台账管理，两个不同数据来源的台账记录相同，是数据准确无误的标志；建立了经管集成报表模块，实时一键生成经管数
（图30） 据，为企业生产经营决策提供实时、准确、完整的数据支持。 （六）财务管理模块（核心模块三） 财务管理模块为系统的核心业务模块，也是系统实现业、财一体化的重要组织部分。 1.模块包含内容及功能。财务管理模块主要包括收款控制台、付款控制台、销项发票开票控制台、印花税控制台四个主要模块。 （1）收、付款控制台。收付款控制台上的客户、供应商同时记载了系统和财务久其系统的编码和名称，并一一对应，方便了系统和财务久其账套数据的核对和交换；收款控制台采用统收分填制度，对于每一笔收款，先进行整体登记，再根据供货的事业部对收款进行二次分配；在收付款控制台均内置了累计采购、销售和累计收款、付款以及累计应收应付提示数据，以方便款项的登记工作；每月由财务对系统登记的收付款与久其财务账套登记的收付款进行对账核对，确保一致；财务收付款运行截图如图 31所示。 （2）销项发票开票控制台。包括开票登记控制台和发票回写控制台两个子模块，是系统实现业务、税票一体化建设的重要组成部分。开票登记控制台接收来自销售结算控制台的开票数据，经财务审核后，将数据推送至国税税控机，进行销项发票的开具；销项发票开具后，开票接口程序会回传已开具的发票信息到发票回写控制台，并形成已开具销项发票的回写台账，方便系统对销项发票的管理工作。 开票控制台和发票回写控制台运行截图如图 32 所示。 （3）印花税控制台。印花税控制台是为方便准确缴纳印花税而设置的业务模块。主要包括印花税缴纳台账、印花税缴纳控制台两个子模块。印花税缴纳台账应纳税数据由合同台账进行推送，印花税缴纳控制台调取印花税缴纳台账数据，进行应缴纳印花税的分析并确认缴纳数据，实现了一键调取应纳税数据，一键确认应缴纳数据功能，方便、快捷、准确，减轻了劳动强度，提高了工作效率。印花税缴纳台账和印花税控制台运行截图如图 33 所示。 2.创新亮点 （1）将财务管理模块纳入系统。是公司实现业务、财务一体化建设的重大举措；财务系统收、付款台账的建立不但是对久其财务系统记账的有益补充，更为系统进行债权债务分析提供了数据基础，使得一键分析债权债务成为现实。
（图31）
（图32） （2）一键开具销项发票：通过将业务数据推送至开票控制台，再由开票控制台控制税控机进行开票，不但实现了一键开具销项发票业务，实现了开票的自动化，减少人为开票的错误，减轻了劳动强度，提高了工作效率，而且确保了结算数据与销项发票开票数据的一致性。提升了企业对结算数据和发票数据的掌控能力。 （3）通过数据推送机制，使合同台账数据推送至印花税台账，印花税控制台通过对印花税台账的智能分析，快速判断应缴纳的印花税，提高了印花税缴纳的信息化和智能化、高效化水平。 （七）智能统计分析模块（数据集成应用模块） 1.模块包含内容及功能。统计分析模块主要包括完成产值分析、承揽产值对比分析、在手任务分析、进销差及毛利分析、收付款查询、进销项发票分析、应收账款分析、应付账款分析、日供货情况统计分析等子模块，是系统建设智能统计分析系统的基础。得益于各模块数据在系统的贯通，各类分析均可直接、快速取得想要的数据，所有分析在设定好参数后，均是一键生成，并且智能分析。 2.创新亮点 系统集成、快速统计分析。借助于系统集成的优势，各模块数据在系统内无缝对接、快速传输、科学转化，所有统计、查询、分析工作均可直接快速取得所需数据，并且均可进行快速智能分析，一键生成所需数据。以实时获取准确数据替代了以往传统的按周、按月、按季人工汇总数据时代，提高了工作质量和效率，减轻了劳动强度，开创了企业智能统计分析时代。 下一篇：《企业数据集成生态管理系统》设计成果分享 连载 4/5 |
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